Hỏi đáp về cách đạt được thành công CMMS

 Gregory Perry, Chuyên gia tư vấn cấp cao về độ tin cậy của Fluke, đã khám phá trong một hội thảo trên web gần đây về 10 bước quan trọng để triển khai CMMS thành công . Nhiều người tham dự đã gửi câu hỏi và Perry trả lời những câu hỏi đó bên dưới.

1. Cách tiếp cận tốt nhất để tăng chất lượng dữ liệu trong CMMS và quy trình thu thập là gì?

Perry: Cách tốt nhất là viết và áp dụng tiêu chuẩn hóa dữ liệu của bạn. Thực hiện theo điều này với các quy trình dòng công việc được lập thành văn bản chi phối cách bạn thực hiện công việc kinh doanh của mình. Sau đó, kiểm toán, kiểm toán và kiểm toán. Hãy sớm nắm bắt những thói quen xấu để chúng không ăn sâu vào cơ thể. Tìm kiếm cơ hội để cải thiện bằng cách nắm bắt những sai lầm. Nếu không có hai điều này, bạn không thể bắt ai phải chịu trách nhiệm ngoài chính mình.

2. Trong chức năng của CMMS, dữ liệu bảo trì dự đoán liên tục sẽ được nhập vào CMMS để phân tích dữ liệu bảo trì ở đâu?

Perry: Thông thường, dữ liệu giám sát "tình trạng" liên tục được cung cấp cho một nhà sử học (không phải CMMS). Sử gia tồn tại như một hồ dữ liệu, theo đó tất cả dữ liệu tổng hợp từ nhiều nguồn tạo ra dữ liệu được thu thập. Vai trò của nhà sử học là áp dụng các thuật toán tìm kiếm các sự kiện lính canh “được quy định”. Các sự kiện lính canh này được chuyển đến CMMS dưới dạng các lệnh hoặc cảnh báo có thể hành động. Hệ thống CMMS là lịch sử của việc thực hiện công việc và ít hơn là của dữ liệu tổng hợp.

3. Bạn có thể đưa ra một ví dụ cụ thể về việc chuyển từ SOP sang PCD không?

Perry: Các tổ chức được dẫn dắt bởi con người hoặc quy trình. Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) hoặc P&P sẽ nêu các quy tắc kinh doanh được viết cho tất cả mọi người phải chịu sự điều chỉnh của (quy trình dẫn đầu). Một số phần và của SOP đề cập đến CMMS như một công cụ được lựa chọn sử dụng. Nhưng họ không cho bạn biết phương pháp chính xác để sử dụng công cụ.

Đó là lúc Tài liệu Kiểm soát Quy trình (PCD) phát huy tác dụng. PCD giải thích chi tiết chính xác cách CMMS sẽ được sử dụng để thực hiện từng bước SOP và liệt kê những người chịu trách nhiệm, có trách nhiệm giải trình, được tư vấn và thông báo (RACI). PCD thu hẹp khoảng cách giữa việc được dẫn dắt bởi con người và quá trình dẫn dắt.

Thông thường, một SOP sẽ được viết cho việc mua sắm bao gồm tất cả các chi tiết xung quanh việc tìm nguồn cung ứng, mua, nhận, các khoản phải trả, v.v. CMMS PCD sẽ bao gồm cách thực hiện bất kỳ chức năng nào trong số này bằng CMMS và các tình huống cần tuân theo trong một bước– chi tiết bước.

4. Đánh giá tình trạng cơ sở vật chất phù hợp với kế hoạch ở đâu?

Perry: Trong thế giới bảo trì cơ sở vật chất, hoạt động thực hiện đánh giá theo lịch trình của cơ sở vật chất thuộc bất kỳ Kế hoạch Quản lý Tòa nhà (BMP) nào. Những đánh giá (hoặc kiểm toán) này thường là động lực cho công việc đã xác định (cơ hội hoặc khoảng trống) trong đó CMMS sau đó được sử dụng để lập tài liệu và chi phối việc thực hiện và theo dõi chúng.

5. Tôi có thể sử dụng CMMS trên nhiều máy tính và đồng thời hiển thị mọi thứ với mọi người trong thời gian của tôi và với tư cách là người quản lý không?

Perry: Với mô hình CMMS phần mềm như một dịch vụ (SaaS), CMMS hiện đại có thể truy cập được trên mọi thiết bị có trình duyệt. Còn về việc làm cho mọi thứ hiển thị với mọi người thì tùy vào mục đích. Nếu đó là sử dụng chỗ ngồi bằng lái để lái xe với màn hình bảng điều khiển điện tử thì hoàn toàn có thể. Nếu ý tưởng là sử dụng chỗ ngồi có giấy phép ở bàn của người quản lý và sử dụng chỗ ngồi có giấy phép đó trong khu vực cửa hàng để lái xe hiển thị bảng điều khiển điện tử trên một thiết bị riêng biệt, điều đó cũng có thể nhưng không được khuyến khích.

6. Những biện pháp bảo mật nào cần được lưu ý?

Perry: Biện pháp bảo mật số 1 là tránh chia sẻ mật khẩu hoặc tài khoản. Tuân theo chính sách chia sẻ tài khoản và mật khẩu của tổ chức bạn. Phần mềm CMMS hiện đại ngày nay buộc các thông tin đăng nhập phải được sử dụng trong miền của tổ chức để đảm bảo các chính sách truy cập “bên trong” được tuân thủ và quản lý. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tất cả các truy cập của trình duyệt đều sử dụng giao thức HTTPS để đảm bảo mã hóa thích hợp.

7. Công cụ nào được áp dụng để xác thực và phân tích dữ liệu?

Perry: Việc xác thực dữ liệu có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Một liên quan đến phương pháp xác nhận hệ thống máy tính — bạn đảm bảo các hệ thống dựa trên máy tính sẽ tạo ra thông tin hoặc dữ liệu đáp ứng một loạt các yêu cầu đã xác định. Một phương pháp khác có thể là để đảm bảo dữ liệu là hợp lý và hợp lý. Cả hai cách đều không kiểm tra độ chính xác của dữ liệu. Công cụ lý tưởng cho phép bạn xây dựng "xác thực" vào từng bước của quy trình làm việc được lập thành tài liệu của mình mà không yêu cầu hiểu sâu về định dạng cơ bản.

8. Khi nào nên lập kế hoạch đào tạo người dùng? Điều này nên xảy ra ở bước nào? Nó có thể là một dự án liên quan của riêng nó?

Perry: Lập kế hoạch đào tạo người dùng được thực hiện trong Bước 5, “Triển khai”. Không, tôi không xem nó là một dự án riêng trong phạm vi triển khai CMMS ban đầu của bạn. Tôi đồng ý rằng đào tạo người dùng phải luôn là một sáng kiến ​​liên tục, là một phần không thể thiếu của tất cả những thứ bền vững, có thể nhân rộng và đổi mới. Hãy nhớ rằng, điều duy nhất thực sự không đổi là “thay đổi”. Đào tạo thường xuyên liên tục là rất quan trọng để duy trì tính nhất quán, ổn định và kiểm soát.

9. Làm thế nào để bạn xác minh rằng bất kỳ hoạt động bảo trì nào được thực hiện thành công liên quan đến các tác vụ CMMS đã tải lên?

Perry: Tôi giả định câu hỏi tập trung nhiều hơn vào việc hoàn thành công việc và cách theo dõi những công việc đó trong CMMS (thay thế từ “nhiệm vụ” cho “thứ tự công việc”). Nếu vậy, phương pháp thực hành tốt nhất để triển khai sẽ là đưa chủ sở hữu thực tế của đơn hàng làm việc vào quá trình xác minh. Chủ sở hữu của bất kỳ đơn đặt hàng công việc nào luôn là người yêu cầu công việc đó ngay từ đầu. Sau khi hoàn thành một đơn đặt hàng công việc, thông tin liên lạc phải được gửi đến người khởi tạo để họ phê duyệt ngay trước khi đơn đặt hàng công việc được kết thúc trong CMMS.

10. Nhiều nhà quản lý cung cấp tên người dùng và mật khẩu cho cấp dưới của họ. Chúng ta làm gì trong kịch bản này?

Perry: Có hai luồng suy nghĩ về điều này - cả hai đều liên quan đến tính chính trực và ý định. Nhà cung cấp phần mềm bán giấy phép và khách hàng mua giấy phép. Giấy phép bán / mua giải quyết vấn đề toàn vẹn. Nếu không có vi phạm đạo đức hoặc chính sách bị phá vỡ nào xảy ra, thì không có vấn đề gì ở đó. Mục đích sẽ tùy thuộc vào mục đích chia sẻ thông tin đăng nhập của khách hàng. Nó không phải là một thực hành tốt nhất. Nhưng nhiều người thực hành điều này. Để vạch ra các vạch rõ ràng về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm, việc làm mờ các vạch bằng nhiều hơn một tay trong lọ cookie không giúp ích được gì.